Az Sint-jan Brugge Av
Implementatie en onderhoud van een digitaal, geïntegreerd tijdsregistratie- en planningssysteem voor personeel
Ter informatie: de tekst van deze opdracht werd oorspronkelijk geschreven in NL.
1. Koper
1.1 Koper
Officiële naam: AZ Sint-Jan Brugge AV
Rechtsvorm van de koper: Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst: Gezondheid
2. Procedure
2.1 Procedure
Titel: Implementatie en onderhoud van een digitaal, geïntegreerd tijdsregistratie- en planningssysteem voor personeel
Beschrijving: De opdracht omvat het digitaliseren van het planningsproces van onze medewerkers (incl. derden zoals interims, stagiairs, consultants, …) op alle diensten. Dit wordt gerealiseerd door het implementeren van een gebruiksvriendelijke, digitale softwaretoepassing die leidinggevenden, planners en medewerkers van de personeelsdienst eenvoudig en interactief kunnen gebruiken om hun medewerkers (incl. derden) van hun dienst te plannen. De aangeboden oplossing zorgt ervoor dat de tijdsregistratie en planning geïntegreerd worden in één toepassing. De inschrijver vervangt de bestaande hardware tijdsregistratieterminals door nieuwe hardware tijdsregistratieterminals. Het digitale planningsysteem toetst de opgemaakte planning af met de van toepassing zijnde Belgische en Europese wetgeving (o.a. sociale recht, publiek recht, …) alsook de van toepassing zijnde eigen interne regelgeving (o.a. arbeidsreglement, rechtspositieregeling, …) op het moment dat de planning opgemaakt wordt. Het digitale planningssysteem meldt eventuele fouten en geeft aan welke acties er ondernomen kunnen worden om conform de Belgische en Europese wetgeving en de interne regelgeving te zijn. De inschrijver onderhoudt de aangeboden oplossing en voert de nodige aanpassingen tijdig uit indien de Belgische of Europese wetgeving of de interne regeling wijzigt. Het digitaliseren van het planningsproces moet er o.a. voor zorgen dat de leidinggevenden en planners efficiënter kunnen werken alsook dat medewerkers meer betrokken worden in het planningsproces door bv. zelfroosteren waarbij de medewerker zelf hun gewenste (verlof)planning kunnen aangeven. Elke medewerker kan eenvoudig de persoonlijke planning raadplegen alsook een overzichtelijke samenvatting opvragen van de verschillende tellers (bv. verlof) die van toepassing zijn voor desbetreffende medewerker De digitale planningstool is ook mobiel beschikbaar voor alle medewerkers van het ziekenhuis. Deze mobiele applicatie moet stelselmatig uitgerold kunnen worden. Voor de leidinggevenden, planners, medewerkers van de personeelsdienst en administrators voorziet de digitale planningstool vlotte en gebruiksvriendelijke rapportering van alle belangrijke informatie en parameters inzake planning en tijdsregistratie. Deze rapportering moet bestaan uit enerzijds het exporteren naar veelgebruikte bestandstypes zoals .pdf, .xlsx, ... alsook uit de mogelijkheid om te connecteren a.d.h.v. een API en raadplegen van de database vanuit een business intelligence toepassing van onze eigen organisatie. De digitale planningstool moet eenvoudig, foutloos en vlot gekoppeld worden met ons personeelspakket (Zorgi - HRM) om bv. het opgenomen verlof door te sturen. De koppeling moet naast met het huidig ook met andere personeelspakketten tot stand kunnen gebracht worden. De digitale planningstool moet minstens 4.000 medewerkers (incl. derden zoals interims, stagiairs, consultants, …) kunnen ondersteunen. Een uitbreiding van het aantal medewerkers mag geen enkele negatieve invloed hebben op de software prestaties en de aangeboden functionaliteiten. Het uitrollen van het digitaal planningssysteem moet stapsgewijs gebeuren en moet rekening houden met de wensen/noden van elke specifieke ziekenhuisdienst. Wij verwachten ondersteuning bij de uitrol en de nodige opleiding binnen onze organisatie voor het gebruik van deze tool.
Identificatiecode van de procedure: 0bc648c8-da95-4daa-80ce-447ccb2f6757
Interne identificatiecode: PPP103-517/4524/2023-SJB-04-099-BVH
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure:
Belangrijkste kenmerken van de procedure:
2.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72263000 Software-implementatiediensten
2.1.3 Waarde
Maximumwaarde van de raamovereenkomst: 3 241 917,35 Euro
2.1.4 Algemene informatie
5. Perceel
5.1 Technische ID van het kavel: LOT-0001
Titel: Implementatie en onderhoud van een digitaal, geïntegreerd tijdsregistratie- en planningssysteem voor personeel
Beschrijving: Implementatie en onderhoud van een digitaal, geïntegreerd tijdsregistratie- en planningssysteem voor personeel
Interne identificatiecode: 2023-SJB-04-099-BVH
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie (cpv): 72263000 Software-implementatiediensten
Opties: Beschrijving van de opties: Toegestane opties (zie technische bepalingen en inventaris) Vereiste opties (zie technische bepalingen en inventaris)
5.1.2 Plaats van uitvoering
Postadres: Ruddershove 10
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Brugge (BE251)
Aanvullende informatie: AZ Sint-Jan Brugge AV
5.1.3 Geraamde duur
Einddatum van de duur: 14/07/2034
5.1.4 Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven: De opdracht bevat twee verlengingen.
5.1.5 Waarde
Maximumwaarde van de raamovereenkomst: 3 241 917,35 Euro
5.1.6 Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Gewicht (punten, exact): 40
Criterium: Gewicht (punten, exact): 60
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt:
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria:
5.1.15 Technieken
Raamovereenkomst: Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem: Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van state
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: AZ Sint-Jan Brugge AV
Aanbieder van aanbestedingsdiensten: 3P Aanbieder van diensten
TED eSender: FPS Policy and Support
6. Resultaten
6.1 ID resultaat perceel: LOT-0001
Er is geen winnaar gekozen en de mededinging is gesloten.
De reden waarom geen winnaar is gekozen: Alle inschrijvingen, verzoeken tot deelname of projecten zijn ingetrokken of niet-ontvankelijk bevonden
6.1.4 Statistische informatie
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 2
Type van de ontvangen inschrijvingen: Verzoeken tot deelname Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 2
8. Organisaties
8.1 ORG-0001
Officiële naam: AZ Sint-Jan Brugge AV
Registratienummer: 0266.559.859
Postadres: Ruddershove 10
Contactpunt: Aankoopdienst AZ
Rollen van deze organisatie: Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
8.1 ORG-0002
Officiële naam: 3P Aanbieder van diensten
Registratienummer: BE 0475.480.736
Telefoon: +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie: Aanbieder van aanbestedingsdiensten
8.1 ORG-0003
Officiële naam: FPS Policy and Support
Registratienummer: BE 0671.516.647
Telefoon: +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie: 8.1 ORG-0004
Officiële naam: Raad van state
Registratienummer: BE 0931.814.266
Postadres: Wetenschapsstraat 10
Rollen van deze organisatie: Organisatie voor beroepsprocedures
11. Informatie over een aankondiging
11.1 Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 33cb449e-a703-4075-877d-38487da9bd6f - 01
Type formulier: Resultaat
Type aankondiging: Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging: 21/06/2024 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender): 21/06/2024 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
11.2 Informatie over de bekendmaking