Gemeente Grimbergen
Aanstellen van een sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) met levering, implementatie en onderhoud van een softwaretoepassing voor de loon- en personeelsadministratie van het lokaal bestuur Grimbergen
Ter informatie: de tekst van deze opdracht werd oorspronkelijk geschreven in NL.
1. Koper
1.1 Koper
Officiële naam: Gemeente Grimbergen
Rechtsvorm van de koper: Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1 Procedure
Titel: Aanstellen van een sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) met levering, implementatie en onderhoud van een softwaretoepassing voor de loon- en personeelsadministratie van het lokaal bestuur Grimbergen
Beschrijving: Het lokaal bestuur Grimbergen wenst een sociaal secretariaat aan te stellen, of een sociale dienstverlener met full service pakket, dat voorziet in een geïntegreerd systeem voor de loon- en personeelsadministratie (volledige loonmotor), incl. koppeling met tijdsregistratie- en planningssysteem, en de boekhoudsoftware. Juridisch gezien zijn gemeente en OCMW twee aparte rechtspersonen en werkgevers. Het is echter belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met en te navigeren tussen de gegevens van de twee rechtspersonen. Deze opdracht omvat: • Het leveren, inregelen en in dienst stellen van de software loon- en personeelsadministratie, inclusief: o Gegevensmigratie o Het voorzien van de nodige koppelingen. o Opleiding voor de beheerders en de gebruikers. • Het onderhouden van de software en het voorzien in helpdesk; • Diensten op gebied van sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) (op vlak van loonadministratie bij lokale overheden, sociaaljuridische wetgeving); • Juridische ondersteuning. De opdracht zal bestaan uit twee (2) onderdelen (dit zijn onderdelen van onderhavige opdracht en géén afzonderlijke percelen): • Implementatiefase; o Inregeling software voor loon- en personeelsadministratie o Fase voor de connectie met externe systemen (tijdsregistratiesysteem, planningssysteem en boekhoudsoftware); • Onderhoudsfase De Go-live van de software dient alleszins op 1 januari 2026 plaats te vinden. Dit vormt een absolute deadline De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar (basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar). Er wordt ingeschat dat de implementatiefase eind 2025 afgerond kan worden.
Identificatiecode van de procedure: e3142dc9-0078-42ae-890d-ccc3d5010ab6
Interne identificatiecode: PPP06I-1166/4228/2023/1069
Type procedure: Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure:
Belangrijkste kenmerken van de procedure:
2.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72263000 Software-implementatiediensten
2.1.2 Plaats van uitvoering
Postadres: Prinsenstraat 3
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Halle-Vilvoorde (BE241)
Aanvullende informatie: Gemeente Grimbergen
2.1.2 Plaats van uitvoering
Postadres: Prinsenstraat 3
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Halle-Vilvoorde (BE241)
Aanvullende informatie: Gemeente Grimbergen
2.1.4 Algemene informatie
2.1.6 Gronden voor uitsluiting
Louter nationale uitsluitingsgronden: (zie UEA)
5. Perceel
5.1 Technische ID van het kavel: LOT-0001
Titel: Aanstellen van een full-service sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) met levering, implementatie en onderhoud van een softwaretoepassing voor de loon- en personeelsadministratie van het lokaal bestuur Grimbergen
Beschrijving: Het lokaal bestuur Grimbergen wenst een sociaal secretariaat aan te stellen, of een sociale dienstverlener met full service pakket, dat voorziet in een geïntegreerd systeem voor de loon- en personeelsadministratie (volledige loonmotor), incl. koppeling met tijdsregistratie- en planningssysteem, en de boekhoudsoftware. Juridisch gezien zijn gemeente en OCMW twee aparte rechtspersonen en werkgevers. Het is echter belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met en te navigeren tussen de gegevens van de twee rechtspersonen. Deze opdracht omvat: • Het leveren, inregelen en in dienst stellen van de software loon- en personeelsadministratie, inclusief: o Gegevensmigratie o Het voorzien van de nodige koppelingen. o Opleiding voor de beheerders en de gebruikers. • Het onderhouden van de software en het voorzien in helpdesk; • Diensten op gebied van sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) (op vlak van loonadministratie bij lokale overheden, sociaaljuridische wetgeving); • Juridische ondersteuning. De opdracht zal bestaan uit twee (2) onderdelen (dit zijn onderdelen van onderhavige opdracht en géén afzonderlijke percelen): • Implementatiefase; o Inregeling software voor loon- en personeelsadministratie o Fase voor de connectie met externe systemen (tijdsregistratiesysteem, planningssysteem en boekhoudsoftware); • Onderhoudsfase De Go-live van de software dient alleszins op 1 januari 2026 plaats te vinden. Dit vormt een absolute deadline De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar (basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar). Er wordt ingeschat dat de implementatiefase eind 2025 afgerond kan worden.
Interne identificatiecode: 2023/1069
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72263000 Software-implementatiediensten
5.1.2 Plaats van uitvoering
Postadres: Prinsenstraat 3
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Halle-Vilvoorde (BE241)
Aanvullende informatie: Gemeente Grimbergen
5.1.3 Geraamde duur
Einddatum van de duur: 31/12/2029
5.1.4 Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 6
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven: De opdracht bevat zes verlengingen. De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar, bestaande uit een basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar) indien de dienstverlening geen aanleiding heeft gegeven tot klachten. Na de laatste verlenging zal in ieder geval geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van de opdracht.
5.1.6 Algemene informatie
Voorbehouden deelname: Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.9 Selectiecriteria
Criterium: Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving: Referentielijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste drie (3) jaar werden verricht.Minimumeisen: Exact drie (3) referenties mét elk een attest van goede uitvoering die de implementatie van een loonmotorpakket voor een lokaal bestuur (gemeente / OCMW) aantonen. De attesten bevatten het bedrag van de dienst (incl. btw), het tijdstip van de dienst, de plaats van uitvoering ervan en de coördinaten van een contactpersoon bij de desbetreffende opdrachtgever. Deze getuigschriften geven ook duidelijk weer of de diensten naar behoren werden uitgevoerd, zowel met betrekking tot de wijze van uitvoering als met betrekking tot het resultaat. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om zelf contact op te nemen met de betrokken publiekrechtelijke instantie aangeduid als opdrachtgever teneinde een en ander te verifiëren. Indien de kandidaat méér dan 3 referenties voorlegt, worden slechts de eerste 3 referenties door de aanbestedende overheid in aanmerking genomen voor de selectie (en, zo dit niet mogelijk is, worden de 3 referenties – voorafgaand aan de beoordeling ervan – op willekeurige wijze gekozen door de aanbestedende overheid).
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium: Type: Economische en financiële draagkracht
Beschrijving: Passende recente bankverklaring waaruit een gezonde financiële toestand blijkt.Minimumeisen: Attest zoals gevoegd in bijlage E dient ondertekend te worden door een financiële instelling en het attest mag niet ouder zijn dan twaalf (12) maanden op de uiterste datum van indiening van de aanvraag tot deelneming.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium: Type: Economische en financiële draagkracht
Beschrijving: Een beëdigde verklaring, opgesteld door een boekhouder of bedrijfsrevisor, betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: De kandidaat moet tijdens de laatste drie (3) boekjaren een omzet hebben gerealiseerd van € 350.000,00 excl btw per jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de opdracht die in de selectieleidraad worden beschreven.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium: Type: Economische en financiële draagkracht
Beschrijving: De financiële gezondheid van de kandidaat wordt beoordeeld d.m.v. analyse van de meest recente en door de NBB aanvaarde jaarrekening. Voor de berekening van de ratio's zal de definitie van de NBB gehanteerd worden. (https://www.nbb.be/doc/ba/nbbstat/definitie_ratio_vennootschappen.pdf) Minimumeisen: Om geselecteerd te kunnen worden, is een gunstig resultaat noodzakelijk voor volgende criteria: ◦ Criterium 1: solvabiliteit > 20% ◦ Criterium 2: liquiditeit in ruime zin > 1 ◦ Criterium 3: positief eigen vermogen Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium: Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Zie pag 12 tem 17 van het bijzonder bestek voor verdere informatie. * Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen: Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd: 3
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Beschrijving: De definitieve gunningscriteria worden meegedeeld in de gunningsleidraad.
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt:
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria:
5.1.11 Aanbestedingsstukken
5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening: Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Inschrijvers mogen meer dan één inschrijving indienen: Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie: Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname: 25/06/2024 11:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven: 180 Dag
Voorwaarden van het contract: De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15 Technieken
Informatie over het dynamische aankoopsysteem: Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling: neen
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Bemiddelingsorganisatie: Raad van State
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Grimbergen
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Grimbergen
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Grimbergen
Aanbieder van aanbestedingsdiensten: 3P Aanbieder van diensten
TED eSender: FPS Policy and Support
8. Organisaties
8.1 ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Grimbergen
Registratienummer: BE0207.508.536
Postadres: Prinsenstraat 3
Rollen van deze organisatie: Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
8.1 ORG-0002
Officiële naam: 3P Aanbieder van diensten
Registratienummer: BE 0475.480.736
Telefoon: +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie: Aanbieder van aanbestedingsdiensten
8.1 ORG-0003
Officiële naam: FPS Policy and Support
Registratienummer: BE 0671.516.647
Telefoon: +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie: 8.1 ORG-0004
Officiële naam: Raad van State
Registratienummer: BE 0931.814.266
Postadres: Wetenschapsstraat 33
Rollen van deze organisatie: Organisatie voor beroepsprocedures
11. Informatie over een aankondiging
11.1 Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 16278dad-e675-4094-9d3f-c0b7529a9900 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging: 23/05/2024 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender): 23/05/2024 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
11.2 Informatie over de bekendmaking