Provincie Vlaams-brabant
Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant
Ter informatie: de tekst van deze opdracht werd oorspronkelijk geschreven in NL.
1. Koper
1.1 Koper
Officiële naam: Provincie Vlaams-Brabant
Rechtsvorm van de koper: Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1 Procedure
Titel: Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant
Beschrijving: Momenteel beschikt het provinciebestuur over een SAP HR-systeem. Er wordt gebruik gemaakt van een externe loonmotor bij een sociaal secretariaat. Het provinciebestuur wenst via deze raamovereenkomst deze software-omgeving en werkwijze grondig te veranderen waarbij het provinciebestuur ook open staat voor niet-SAP-oplossingen. In de eerste plaats concentreert het provinciebestuur zich op personeelsadministratie, tijdsregistratie, payroll en sociaal secretariaat. Dit impliceert dat Alle software inzake personeelsadministratie, tijdsregistratie, loonmotor en payroll worden voorzien in een SaaS of cloudoplossing zodat er geen data-uitwisseling meer gebeurt tussen interne provinciale systemen en de loonmotor. Uitzondering hierop is de import van financiële informatie in het SAP-FI-systeem. Voor tijdsregistratie dient ook de nodige hardware te worden geïmplementeerd. De nodige toepassingen/apps worden voorzien opdat de personeelsleden, de medewerkers van de dienst personeel en organisatie en de leidinggevenden de aangegeven informatie kunnen aanleveren, wijzigen of opvragen. Er wordt hierbij maximaal ingezet op self service door de provinciale medewerkers. De dienstverlener verleent de nodige diensten aan het provinciaal bestuur inzake personeelsadministratie, payroll en sociaal secretariaat zodat het provinciaal bestuur op deze vlakken maximaal ontzorgd wordt. Het provinciebestuur telt momenteel ongeveer 800 medewerkers. Hier komen 60 seizoenpersoneelsleden en 200 jobstudenten bij. Ook mandatarissen, eenmalige externe prestaties (160 personen op maandbasis) en derden dienen uitbetaald te worden rekening houdend met de diverse sociale wetgevingen ter zake. . Het kan hier zowel om rechtspersonen als om natuurlijke personen gaan (o.a. lesgevers, vrijwilligers, ...). Op basis van de gegevens in het personeelsdossier moeten elke maand de lonen en wedden correct worden berekend. Bovendien moeten de lonen en wedden kunnen worden geboekt en uitbetaald en moeten de nodige documenten worden afgedrukt alsook de nodige aangiften gedaan en dit zowel naar de werknemer als naar de officiële instellingen toe. Het is vanzelfsprekend dat de loonberekeningsmodule afgestemd is op een loonberekening voor de publieke sector van de lokale besturen die dus rekening houdt met o.a. volgende elementen: eindejaarstoelagen, specifieke toelagen en vergoedingen, specifieke inhoudingen voor overheidspersoneel en derden. Alle personeelsuitgaven moeten op een correcte manier kunnen worden ingeboekt in de boekhouding. Dit gebeurt door het opladen van een aangeleverd bestand in het SAP-FI systeem. De dienstverlener zal ook instaan voor het opladen van de gegevens in zijn systemen. Hij kan hierbij van de veronderstelling uitgaan dat het provinciebestuur de nodige gegevens uit het huidige SAP-systeem zal downloaden. Hij dient hiervoor wel de nodige instructies te leveren aan het provinciebestuur. Verder staat de dienstverlener in de data te transformeren alvorens ze op te laden in het nieuwe systeem. Om een zicht te krijgen op de huidige data zal de inschrijver de mogelijkheid worden geboden om gedurende een halve dag het huidige systeem te bestuderen. In volgende fasen zal het provinciebestuur de andere elementen inzake HR zoals competentiebeheer, evaluatie en vorming implementeren. Indien het provinciebestuur het opportuun acht, kan dit gebeuren binnen deze raamovereenkomst. Gezien het provinciebestuur van de veronderstelling uitgaat dat het sociaal secretariaat haar diensten aanbiedt op de eigen software, wordt deze opdracht in één perceel geplaatst. Uiteraard kan de inschrijver gebruik maken van een constructie aannemer-onderaannemer of tijdelijke vereniging om in te schrijven op deze opdracht. Het provinciebestuur wil op 1 januari 2025 de nieuwe omgeving inzake personeelsadministratie en payroll in gebruik nemen. Dit is een strikte deadline.
Identificatiecode van de procedure: dc40f26d-5f8d-414e-905e-9eaa24dc0198
Interne identificatiecode: Prov_VB-OST/P&O/HR2023-F02__2
Type procedure: Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
2.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 75131100 Algemene personeelsdiensten voor de overheid
2.1.3 Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 2 500 000 EUR
2.1.4 Algemene informatie
5. Perceel
5.1 Perceel: LOT-0001
Titel: Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant
Interne identificatiecode: 1
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 75131100 Algemene personeelsdiensten voor de overheid
5.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
5.1.3 Geraamde duur
Begindatum: 2023-12-07+01:00
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Beschrijving: Met prijs wordt de Total Cost of Ownership bedoeld en dit omvat de geraamde kosten over een periode van 4 jaar conform de vermoedelijke hoeveelheden aangegeven in de meetstaat.
Criterium: Beschrijving: • Kwaliteit van de aangeboden software
Criterium: Beschrijving: • Projectaanpak
Criterium: Beschrijving: • Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening & SLA
5.1.15 Technieken
Raamovereenkomst: Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
6. Resultaten
6.1 ID resultaat perceel: LOT-0001
Er is ten minste één winnaar gekozen.
6.1.2 Informatie over winnaars
Winnaar: Identificatiecode van de inschrijving: OST/P&O/HR2023
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0001
Waarde van het resultaat: 811 459 EUR
Informatie over het contract: Identificatiecode van het contract: Dileoz1
Datum van sluiting van het contract: 2023-12-07+01:00
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst: false
6.1.4 Statistische informatie
Bereik van de inschrijvingen: Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving: 811 459 EUR
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving: 811 459 EUR
8. Organisaties
8.1 ORG-0001
Officiële naam: Provincie Vlaams-Brabant
Registratienummer: 0253973219_136
Postadres: Provincieplein 1
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Rollen van deze organisatie: 8.1 ORG-0002
Officiële naam: FOD Beleid en Ondersteuning
Postadres: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Onderverdeling land (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Telefoon: +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie: 8.1 ORG-0003
Officiële naam: Raad van State
Registratienummer: 0931.814.266
Telefoon: +32(0)2 234 96 11
Rollen van deze organisatie: Organisatie voor beroepsprocedures
8.1 ORG-0004
Registratienummer: 0898.817.539
Telefoon: +32 (0)2 880 18 07
Rollen van deze organisatie: Winnaar van deze percelen: LOT-0001
11. Informatie over een aankondiging
11.1 Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 6d85e829-5c35-4f13-966f-48f9fc0e3625 - 01
Type formulier: Resultaat
Type aankondiging: Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging: 2024-01-08+01:00 00:00:00+01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
11.2 Informatie over de bekendmaking