Le présent avis a trait à la publication d'un:  AVIS D'INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES, AVIS D'INFORMATIONS SUR UNE PROCEDURE INCOMPLETE OU AVIS RECTIFICATIF 
Extrait du texte officiel.


I.1. Nom et adresses

Nom officiel: Régie Communale Autonome de la Ville de Charleroi
Adresse postale: Avenue de Waterloo, 2/4,BE-6000 CHARLEROI
Point de contact: Madame Louise WARICHET
Tél: +32 71200929
Fax: +32 71200921
Courriel: louise.warichet@rca.charleroi.be
Adresse(s) internet: https://www.rca-charleroi.be/ 



II.1. Étendue du marché

II.1.1. Intitulé
Acquisition de solutions de contrôle du stationnement payant en voirie  
Numéro de référence: RCA Charleroi-PPP0WT-174/1005/RCA/PARKV-F02_0
II.1.2. Code CPV principal: 34926000
II.1.3. Type de marché: fournitures
II.1.4. Description succincte
voir II.2.4
II.1.6. Information sur les lots
Division en lots: NON





VI.5 Date d’envoi du présent avis
2021-07-02



VII.1. Informations à rectifier ou à ajouter

VII.1.1. Motif de la modification
Modification des informations originales fournies par le pouvoir adjudicateur
VII.2 Informations sur les modifications

VII.2.1 Description des modifications
Nature et étendue des modifications (avec indication des éventuels changements préalablement apportés au contrat)
Plusieurs candidats ont posé des questions.
Voici ci-joint les questions/réponses.

• Vous avez besoin d'un échange dans les 2 sens avec les huissiers. Que désirez-vous exactement : paiements, changement de statuts, etc.?
Le statut des dossiers envoyés chez les huissiers doit pouvoir être modifié à partir de la plate-forme.
Le statut des dossiers récupérés chez les huissiers doit être modifié dans la plate-forme de gestion.
Page 29 du cahier des charges : « La communication avec les plateformes utilisées par nos différents huissiers. A titre purement informatif, actuellement, l’ensemble de nos huissiers travaillent avec le logiciel Diogène de la société Icare-Soft.
Les paiements perçus par les huissiers doivent être injectables dans le logiciel de gestion proposé. ».
• Lorsque vous mentionnez : "Un module de vérification des paiements en ligne (vérification des paiements effectués par sms ou applications)": pouvez-vous préciser? Voulez-vous voir les paiements dans le back-office ?
Le backoffice contrôle les droits à stationner dans différentes bases de données.
Les paiements de droits à stationner par sms ou applications sont contrôlés à ce moment.
Il y a donc lieu de pouvoir déterminer par quel canal le paiement du droit à stationner a été effectué.
• Quelle interface est nécessaire pour le lien avec BOB50? Une interface détaillée, un échange quotidien, . ? Avez-vous un API ou XML à disposition?
Le logiciel doit pouvoir exporter les données au format BOB50 : fichier DBF,TXT ou Excel.
• Concernant la partie : "Un module permettra la génération des redevances, cartes de stationnement et tout autre document en lien avec l’objet de la solution. Ces documents doivent pouvoir être envoyés par e-mail, courrier simple ou envois recommandés" : lorsque vous travaillez avec la solution scan car, voulez-vous envoyer les premières lettres (invitation) par e-mail ?
Il n’est actuellement pas prévu d’envoyer les invitations à payer par e-mail. Il est par contre demandé de pouvoir envoyer tout autre document ou correspondance en lien avec la solution par e-mail. A titre d’exemple, les réponses aux contestations en ligne doivent pouvoir s’effectuer par e-mail directement dans la solution.
• Concernant la partie : "Tous les services et fournitures nécessaires à l’exécution de ce poste sont compris": que voulez-vous dire exactement? Pourriez-vous nous donner les détails de ce qui doit être inclus dans le poste ?
Dans ce cas-ci :
Option exigée : Module d’impression, de mise sous enveloppe et de distribution de courriers externalisés
Les services et fournitures sont le contrat avec un prestataire qui génère et distribue le courrier.
Dans ce cas-ci :
Logiciel de gestion et de suivi financier pour le contrôle des redevances de stationnement payant en voirie
Il y a lieu de prévoir les éventuels contrats y liés.
• L’annexe B « inventaire », page 36, nous informe la quantité de 500.000 pièces pour (n°6) l’envoi normal de courrier et la quantité de 90.000 pièces pour (n°7) l’envoi recommandé.
En vue de vous finaliser notre prix pour l’option exigée (chapitre III.5, page 31), pourriez-vous nous préciser :
- si la RCA souhaite que la distribution des courriers ait lieu à J+3 ou à J+4 à partir de la date d’envoi indiquée le document ?
- si la RCA souhaite générer chaque jour ouvré la création du courrier normalisé (invitation à payer et rappel) ou si ce courrier normalisé est créé une fois par semaine avec un envoi postal consolidé à une journée fixée ?
- si la RCA souhaite générer chaque jour ouvré la création du courrier recommandé (mise en demeure) ou si ce courrier recommandé est créé une fois par semaine avec un envoi postal consolidé à une journée fixée ?
Pour les courriers d’invitation à payer, de rappel et de mise en demeure par la RCA, pourriez-vous nous confirmer que ceux-ci se composent d’une seule page.
Dans le cas contraire, pourriez-vous nous partager le nombre de pages et si l’impression recto-verso est applicable, s’il-vous-plaît ?
Page 31 du cahier des charges : « La distribution doit être garantie à maximum n+6, « n » étant le jour de validation du dossier pour envoi par le pouvoir adjudicateur. ».
Au niveau de la génération des courriers, l'idéal, si c'est envisageable, serait, pour un redevable disposant de plusieurs redevances étalées sur plusieurs semaines, l’envoi d’un courrier la première semaine (redevance une par une) et, ensuite, un envoi globalisé par semaine.