Uittreksel uit de officiële tekst. Gelieve de volledige officiële tekst in bijlage te raadplegen.
Belgocontrol
Tervuursesteenweg, 303, BE-1820 Steenokkerzeel
Contact: Belgocontrol - Logistiek
Dienst Aankopen
Tel: +32 22062156 Fax: +32 22062406 E-mail: tendering@belgocontrol.be
Internet adres(sen): www.belgocontrol.be
II.1. BESCHRIJVING
II.1.1. Door de aanbestedende dienst aan de opdracht gegeven benaming:
Leveren van diensten en software betreffende generieke applicatieve voorzieningen, website en service desk ter ondersteuning van de dienst Administratieve IT.
II.1.2. Type opdracht en plaats van uitvoering van de werken, levering van de goederen of verlenen van de diensten:
Type opdracht: Diensten.
Belangrijkste plaats van verlening van de diensten: Belgocontrol
Tervuursesteenweg, 303
1820 Steenokkerzeel
België
II.1.5. Korte beschrijving van de opdracht of aankoop/aankopen:
.
1. Introductie
.
Om hoofd te bieden aan een in volle evolutie zijnde Europese luchtverkeersleidingsector, heeft Belgocontrol haar strategie bepaald voor zowel haar kernactiviteiten (nl. luchtverkeersleiding), als voor de ondersteunende diensten (Cfr. Finance, HR, Procurement, etc.). Voor het departement Administratieve IT gebeurde dit in het kader van het "On the runway to" project. Deze aankondiging van opdracht is de resultante van de eerste fase van het "On the runway to." project, namelijk het aankopen van diensten en software om een aantal strategische objectieven te realiseren.
.
De objectieven die het departement Administratieve IT wil bereiken kunnen als volgt worden samengevat :
.
 Een proactieve business partner zijn voor haar klanten en het bieden van een innovatieve en kwaliteitsvolle dienstverlening. Klantentevredenheid wordt hoog in het vaandel gedragen.
.
 Focus op gebruiksvriendelijke en geïntegreerde technologieën die vanop verschillende locaties en devices gemakkelijk toegankelijk zijn.
.
 Verhogen van de operationele efficiëntie door een meer geformaliseerde doch pragmatische manier van werken in te voeren door het bepalen van processen, het optimaliseren van het governance kader en het uittekenen van het architecturale landschap.
.
Deze aankondiging van opdracht behelst de aankoop van software en diensten die Belgocontrol succesvol in de organisatie geïmplementeerd en onderhouden wil zien door de opdrachtnemer. De kandidaat inschrijver dient deze services op een geïntegreerde manier aan te bieden (desgevallend via subcontracting).
.
Het departement Administratieve IT staat in hoofdzaak in voor het ter beschikking stellen van standaard niet-kritische IT oplossingen, zoals kantoorapplicaties, virtuele desktops, intranet, enz. ter ondersteuning van de dagdagelijkse activiteiten van de medewerkers binnen Belgocontrol.
.
Belgocontrol heeft ongeveer 900 medewerkers (intern + extern).
.
Van die 900 medewerkers werken circa 400 medewerkers binnen de luchtverkeersleiding, circa 100 op de regionale luchthavens en circa 400 gebruikers binnen de technische en ondersteunende diensten. Het departement administratieve IT ondersteunt vandaag circa 700 devices en 300 mobile devices. De voornaamste besturingssystemen die ondersteund worden zijn:
.
 Windows 7
 Windows 10
 IOS
 Android
.
2. Posten
.
De opdracht omvat de volgende 3 posten:
.
Post 1: Generieke Applicatieve Voorzieningen
.
Deze post omvat oplossingen voor End-User-Computing (EUC), Communicatie & Collaboratie en specifieke business applicaties.
.
Post 2: Service Desk
.
Deze post omvat een integrale Service Desk oplossing inclusief het ter beschikking stellen van personeel ter ondersteuning van de diensten, processen en tooling.
.
Post 3: Website
.
Deze post omvat het bouwen, onderhouden en hosten van de Belgocontrol website.
.
3. Algemene richtlijnen en principes
.
Bij de selectie van de toekomstige oplossingen dient rekening gehouden te worden met een aantal architecturale principes :
.
 Software-as-a-Service: Belgocontrol wenst software-as-a-service georiënteerde oplossingen aan te kopen om op die wijze maximaal de gangbare best practices op de IT markt toe te passen.
.
 Integraal platform: Belgocontrol wilt evolueren naar een integraal platform voor generieke applicatieve voorzieningen, in plaats van geïntegreerde stand-alone applicaties.
.
 'One solution serves all': verregaande harmonisatie en standaardisatie van generieke IT tools en services waar mogelijk.
.
 'Buy before build': zo veel mogelijk gebruik maken van standaard software, zonder aanpassingen door te voeren aan de software.
.
 Cloud first: Waar mogelijk en aangewezen, cloud oplossingen gebruiken.
.
4. Gedetailleerde beschrijving van de posten
.
Post 1: Generieke applicatieve voorzieningen
.
Onder generieke applicatieve voorzieningen worden 3 onderdelen voorzien. Voor elk van deze onderdelen is weergegeven naar welk type voorziening Belgocontrol op zoek is.
.
1. End-User Computing:
.
o Kantoorapplicaties: standaard COTS (Commercial Off - The - Shelve) software voor tekstverwerking, presentatie ondersteuning, rekenblad, notities, opmaak van technische en logische schema's, enz. ter ondersteuning van de dagdagelijkse gebruikersactiviteiten.
.
o Single-Sign-On (SSO)/Authenticatie: functionaliteit voor een generieke aanmeldprocedure (au-thenticatie op basis van LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)) die de basis legt voor een single-sign-on (SSO) voor kantoorapplicaties en andere applicaties (gebruikt door Finance, HR, Aankoop, enz.).
.
o Personal Storage & Group file storage: het leveren van persoonlijke (gebruikers) of groep gebonden centrale bestandsopslag inclusief de gebruikte opslag en backup capaciteit die vanop verschillende machines (Cfr. laptop, tablet, mobile, enz.) beschikbaar dient te zijn.
.
o Backup: dienstverlening voor het nemen van dagelijkse/periodieke backups van de gebruikersdata.
.
o Remote access: dient het mogelijk te maken in te loggen op het netwerk van Belgocontrol van op een locatie op afstand. De gebruiker dient minimaal toegang te hebben tot email, persoonlijke opslag en een beperkt aantal andere specifieke Belgocontrol toepassingen.
.
o Virtuele Desktop: dienstverlening voor een standaard virtuele desktop functionaliteit.
.
2. Communicatie & Collaboratie:
.
o Email: een standaard toepassing voor elektronisch berichtenverkeer.
o Kalender: een standaard toepassing voor agendabeheer.
o Contacten: een standaard toepassing voor contactenbeheer.
o Intranet: dienstverlening omtrent het opzetten van een globaal intranet voor Belgocontrol voor de gehele organisatie alsook op departementaal niveau.
o Unified Communication Tools: bedrijfsmatige instant messaging oplossingen alsook het aanbieden van mogelijkheden voor audio, web, en video vergadering via laptop/desktop/tablet/mobile device, enz.
o Document Management: dienstverlening benodigd voor het beheren van documenten (Document management systeem DMS).
.
3. Generieke business applicaties:
.
Vereiste modules:
.
o Project & Portfolio Management: tool voor het creëren, beheren, opvolgen en rapporteren van projecten en portfolio's.
o Timetracking: een timetracking module die eenvoudig integreerbaar is op het intranet (add-on) van Belgocontrol. Het dient mogelijk te zijn timesheets in te vullen voor project en niet-project gerelateerde activiteiten.
.
Verplichte optie :
.
o Process automation & Case Management: tool die (goedkeurings) processen, workflows en case management ondersteunt.
.
Post 2: Service Desk
.
Belgocontrol wenst zijn huidige Service Desk uit te besteden.
.
Belgocontrol heeft behoefte aan een integrale Service Desk oplossing inclusief het ter beschikking stellen van personeel ter ondersteuning van de diensten, processen en tooling.
.
De Service Desk dient de volgende diensten aan te bieden:
.
1. Eerste lijn ondersteuning (L1):
.
De eerste lijn support behandelt aanvragen die via telefoon, web, email of chat gemeld worden. Hierbij fungeert de Service Desk als ingang voor:
.
 Incidenten
 Informatieverzoeken
 Wijzigingsopdrachten (paswoord reset en changes)
 Hulpvragen
 Klachten
.
De dienstverlening focust zich voornamelijk op logging, categoriseren, prioriteren, tracken en dispatching van tickets die gerapporteerd worden door gebruikers of via monitoring tools. Daarnaast focust de Service Desk typisch op de volgende taken:
.
 Het uitvoeren van gedocumenteerde quick fixes
 Het bijhouden van een FAQ
 Het aanbieden van een Employee Self Service portal (ESS)
.
L1 is voornamelijk bedoeld voor het erkennen van aanvragen en volgt de aanvragen op totdat ze succesvol opgelost zijn. Indien de aanvragen niet kunnen worden opgelost via de eerste lijn, worden ze doorverwezen naar de tweede lijn support (zie infra).
.
De opdrachtnemer dient de eerste lijns ondersteuning zoals vermeld in bovenstaande punten volledig te leveren. Een verdere detaillering en taakbeschrijving van de eerste lijns support wordt beschreven het opdrachtdocument.
.
2. Tweede lijn ondersteuning (L2):
.
De tweede lijn support behandelt de aanvragen die via de eerste lijn werden doorgegeven. De tweede lijn behandelt de aanvragen op basis van gedocumenteerde processen, documenten en workflows (draaiboek). De tweede lijn geeft de aanvragen door naar de derde lijn indien de beschikbare documentatie onvoldoende is om de aanvraag te beantwoorden of de aanvraag te complex is om op te lossen.
.
 Belgocontrol wenst tweede lijn ondersteuning voor volgende applicaties en machines:
.
o End-User-Computing (EUC)
o Email, Kalender & Contacten
o SSO/Authenticatie
o Personal/Group storage
o Virtuele Desktop/Remote access
o Unified Communications tools
o Website
o Backup
o Laptop/desktop
o Mobile devices
.
 Belgocontrol blijft verantwoordelijk voor de tweede lijns ondersteuning voor volgende componenten:
.
o Huidige business applicaties gebruikt door de ondersteunende diensten (Cfr. Finance, HR, Performance & Controlling, enz.)
o Document Management Systeem (DMS)
o Intranet
o Virtuele desktop/Remote access (gedeeld met de kandidaat)
o Project & Portfolio tool
o Tijdsregistratie tool
o Infrastructuur problemen (Server, netwerk, etc.)
o Contractbeheer oa mobile devices
.
Een verdere detaillering en taakbeschrijving van de tweede lijns ondersteuning wordt beschreven in het opdrachtdocument.
.
3. Derde lijn ondersteuning (L3):
.
De derde lijn behandelt de aanvragen die complex zijn. L3 ingenieurs nemen deel aan management activiteiten, kleine aanpassingen, prioritering, probleem management activiteiten, enz. De L3 ingenieurs hebben expertise kennis in de technologie die ze ondersteunen.
.
 Belgocontrol wenst derde lijn ondersteuning voor volgende applicaties en machines:
.
o End-User-Computing (EUC)
o Email, Kalender & Contacten
o SSO/Authenticatie
o Personal/Group storage
o Unified Communications tools
o Document Management Systeem (DMS)
o Intranet
o Website
o Project & Portfolio tool
o Tijdsregistratie tool
o Virtuele desktop/Remote access
o Backup
o Laptop/desktop
o Mobile devices
.
 Belgocontrol blijft verantwoordelijk voor de derde lijns ondersteuning voor volgende componenten:
.
o Huidige business applicaties gebruikt door de ondersteunende diensten (Cfr. Finance, HR, Performance & Controlling, enz.)
o Infrastructuur problemen (Server, netwerk, etc.)
.
Een verdere detaillering en taakbeschrijving van de derde lijns ondersteuning wordt beschreven in het opdrachtdocument.
.
Een visualisering van de verschillende service desk activiteiten kan geraadpleegd worden in Bijlage A: Figuur 1: "Overzicht to-be Service Desk Belgocontrol".
.
Bovenstaande beschrijving betreft de huidige visie. Naargelang toekomstige aanpassingen in het departement Administratieve IT kan de dienstverlening mogelijks worden aangepast.
.
Post 3: Website:
.
Voor de website betreft de scope de technische ondersteuning, ontwikkeling en hosting van de website www.belgocontrol.be.
Specifiek verwacht Belgocontrol:
.
 De initiële back-end ontwikkeling van de website, inclusief het testen, het in productie stellen en de uitrol. Ontwikkeling vindt plaats met de design/creatieve partner van Belgocontrol, onder supervisie van het Belgocontrol communicatie en marketing team.
.
 Website hosting.
.
 Technische competenties/diensten om de website up-to-date te houden. Dit vooral ten aanzien van technische aspecten. Belgocontrol voorziet zelf in het aanleveren van content in het door de leverancier geleverde content management systeem.
.
Opmerking: de front-end analyse en design van de website zijn niet in scope. In de praktijk zullen door het creatieve team templates en richtlijnen worden aangeleverd voor technische implementatie.
.
Voor bovenstaande posten zijn inzake dienstverlening 2 fasen voorzien:
.
Fase 1: Transitie:
.
De transitie fase omvat de periode vanaf de gunning van de opdracht tot de GO-live van alle toepassingen en omvat de volgende activiteiten:
.
 Built: het realiseren (bouwen/programmeren) van de oplossingen volgens de noden van Belgocontrol.
Opmerking: aangezien Belgocontrol voornamelijk Commercial-Off-The-Shelve (COTS) software wenst aan te schaffen zal deze activiteit eerder beperkt zijn.
.
 Design: het uittekenen van de business processen voor het gebruik van de applicatie.
.
 Configuratie: configuratie is het samenstellen van een product uit verschillende basisbouwstenen, de keuze en schikking (combinatie) van componenten die samen een systeem met de gewenste functionaliteit moeten vormen.
.
 Implementatie: implementeren/activeren van de software (bij voorkeur cloud based).
.
 Data migratie: het migreren van de nodige data naar de nieuwe oplossingen.
.
 Transitie & Change management: de uitvoering en het beheer van de transitie en begeleiden van change management activiteiten met betrekking tot de technische aspecten van de implementatie tijdens de transitiefase.
.
 Training: de opdrachtnemer dient training te voorzien aangaande de gevraagde softwareapplicaties.
.
Een gedetailleerde service tabel kan geraadpleegd worden in Bijlage A: Figuur 2 "Service Scope Transitiefase"
.
Fase 2: Steady State:
.
De steady state fase start na de GO-live van alle toepassingen en loopt tot het einde van het contract. Tijdens deze fase ondersteunt de opdrachtnemer de respectievelijke toepassingen.
.
Deze fase omvat de volgende activiteiten:
.
 Analyse: het analyseren van wijzigingen of nieuwe functionaliteiten voor de applicatie.
.
 Design: het technisch design om de wijzigingen of nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen in de applicatie.
.
 Ontwikkeling: het realiseren (bouwen/programmeren, configuratieactiviteiten in het kader van COTS oplossingen) van wijzigingen of nieuwe functionaliteiten in de applicatie.
.
 Test: het testen van de geprogrammeerde functionaliteit.
.
 Deploy: het in productie zetten van de nieuwe functionaliteit.
.
 Onderhoud: het onderhouden, inclusief upgrades van de applicatie gedurende de levensduur van het contract/applicatie.
.
 Configuratie: configuratie is het samenstellen van een product uit verschillende basisbouwstenen, de keuze en schikking (combinatie) van componenten die samen een systeem met de gewenste functionaliteit moeten vormen.
.
Een gedetailleerde service tabel kan geraadpleegd worden in Bijlage A: Figuur 3 "Service Scope Steady State".
.
De initiële tijdshorizon voor het contract is 5 jaar.
.
II.1.8. Verdeling in percelen: Neen
III.2. VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING.
III.2.1. Persoonlijke situatie van ondernemers:
.
Zal uitgesloten worden van deelname aan de opdracht, de kandidaat die de volgende documenten niet met zijn aanvraag tot deelneming indient :
.
- Het bewijs dat hij (zij) gemachtigd is om de ingediende offerte namens de inschrijvende aannemer te ondertekenen door het voorleggen van de authentieke of onderhandse akte, of een voor echt verklaard afschrift van het oorpronkelijke stuk, of aanduiding van het nummer van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolgmachtige worden gepubliceerd.
.
- Een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (laatste afgesloten kwartaal) of, voor een buitenlandse onderneming, een soortgelijk attest waarin bevestigd wordt dat voldaan werd aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd is.
.
- Een recent attest of een verklaring op eer waaruit blijkt dat men niet in staat van faillisement of vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgeving en reglementeringen van het land waarin de ondernemer gevestigd is.
.
- Een recent getuigschrift van betaling van belastingen (BTW en directe belastingen) waaruit blijkt dat men in orde is met de betalingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de ondernemer gevestigd is.
.
- Een verklaring op erewoord waarin de kandidaat bevestigt niet veroordeeld te zijn voor :
.
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoel in artikel 324 bis van het Strafwetboek,
2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek,
3° fraude als bedoel in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002,
4° terroristisch misdrijf of strafbaar feit in verband met terroristische activiteiten als bedoeld in de artikelen 137 en volgende van het Strafwetboek,
5° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
6° elk ander misdrijf dat door zijn aard de beroepsmoraal van de inschrijver aantast.
.
III.2.2. Economische en financiële draagkracht:
.
Zodoende het voor Belgocontrol mogelijk te maken om een analyse van de financiële en economische draagkracht van de kandidaat uit te voeren, dient hij volgende documenten voor te leggen :
.
De officiële jaarverslagen, de balansen en de resultatenrekeningen van de drie meest recente boekjaren van de juridische entiteit die inschrijft en, indien deze deel uitmaakt van een groep, ook de geconsolideerde cijfers van de groep van de drie meest recente boekjaren.
.
Wanneer uit de analyse, die door de financiële diensten van Belgocontrol zal worden uigevoerd, een onvoldoende draagkracht blijkt, kan de kandidaat worden uitgesloten.
.
III.2.3. Vakbekwaamheid:
.
De technische bekwaamheid van de kandidaten dient bewezen te worden door voorlegging van de volgende documenten/informatie:
.
 Een lijst met minstens 3 referenties die aantoont dat de kandidaat gelijkaardige diensten voor vergelijkbare omvang leverde in het verleden. De kandidaat dient met deze referenties:
.
o Aan te tonen dat hij bekwaam is om alle beschreven domeinen die onderwerp uitmaken van de opdracht te bestrijken.
.
o Aan te tonen dat deze opdrachten werden afgesloten in de voorbije 5 jaar (2012 - heden).
.
o Aan te tonen dat de geleverde diensten gedeeltelijk of in hun geheel werden beheerd in beide (NL en FR) Belgische landstalen.
.
o Toe te lichten hoe hij de uitrol van deze diensten heeft georganiseerd (Cfr. Transitieplan) inclusief tijdsaanduiding. Elk domein vermeld in deze aankondiging van de opdracht dient terug te komen bij minstens 1 referentie.
.
o Toe te lichten welke trainingen hij georganiseerd heeft in het kader van de transitie.
.
Enkel de referenties waarvoor een attest van goede uitvoering door de klant, inclusief de contactgegevens, is bijgevoegd, zullen in aanmerking komen.
.
 Indien de opdracht zal worden geleverd met een of meerdere onderaannemer(s) dient een subcontracting plan te worden aangeleverd op basis van een in het verleden succesvol opgeleverd project, gerelateerd aan alle of een deel van de gevraagde diensten in deze aankondiging van opdracht. Dit plan dient een duidelijk inzicht te geven hoe de governance en het beheer van de services werden opgezet tussen de kandidaat en zijn onderaannemer(s) en hoe de rapportering naar de klant werd opgezet. In het geval dat de kandidaat de opdracht in zijn totaliteit aanlevert, zonder beroep te doen op onderaannemer(s), verwacht Belgocontrol een voobeeld van een governance plan van een in het verleden succesvol opgeleverd project gerelateerd aan alle of een deel van de gevraagde diensten in deze aankondiging van opdracht.
.
 Korte algemene voorstelling van de onderneming en eventuele onderaannemers.
.
 De kandidaat dient aan te tonen dat hij een Service desk/contact center kan aanbieden dat 24h/24h en 7d/7d bereikbaar is en diensten kan leveren in het Nederlands, Frans en Engels.
.
 De kandidaat dient aan te tonen dat hij een on-site service team in België kan aanbieden en dat hij binnen maximum 3 uren aanwezig kan zijn op elke Belgocontrol site (Steenokkerzeel, Luik, Oostende, Antwerpen, Charleroi, Bertem en Saint-Hubert) om de services die onderwerp uitmaken van deze opdracht te leveren en dit gedurende de volledige contractperiode. Daarnaast dient de kandidaat aan te tonen dat hij over voldoende resources beschikt die consultingdiensten kunnen leveren tijdens de contractperiode.
.
IV.1. TYPE PROCEDURE:
Onderhandeling. Gegadigden zijn reeds geselecteerd: Neen.
IV.2. GUNNINGSCRITERIA:
Economisch meest voordelige aanbieding, gelet op de in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of tot onderhandeling of de in het beschrijvende document vermelde criteria.
IV.3. ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN
IV.3.3. Voorwaarden voor het verkrijgen van bestekken en aanvullende documenten of een beschrijvend document:
Termijn voor ontvangst van aanvragen voor documenten of voor toegang tot documenten: 26/04/2017-12:00
Tegen betaling verkrijgbare documenten: Neen.
IV.3.4. Termijn voor ontvangst van offertes of aanvragen tot deelneming: 26/04/2017-12:00
.
FASE 1: AANVRAAG TOT DEELNEMING
.
De aanvragen tot deelneming, opgesteld in drie (3) exemplaren in de Nederlands of Franse taal, moeten ingediend worden op volgend adres:
.
BELGOCONTROL
Afdeling: Logistiek
Dienst: Aankopen
Ter attentie van mevr. Jacqueline Van de Voorde
Administratief gebouw (H.1.6.14)
Tervuursesteenweg 303
1820 Steenokkerzeel
België
.
Indien de kandidaat beslist om zijn aanvraag tot deelneming per email te verzenden, op volgend email-adres: tendering@belgocontrol.be, is hij verplicht om contact te nemen met Belgocontrol (Telefoonnummer: +32 2 206 21 56 of + 32 2 206 21 47) om de ontvangst van zijn mail en de eventuele bijlagen na te gaan en te laten bevestigen.
Klachten voor de niet ontvangst van e-mails zullen niet worden aanvaard.
.
AANDACHT:
.
 Belgocontrol behoudt zich het recht voor om de opdrachtdocumenten enkel toe te sturen naar de 5 best gerangschikte kandidaten.
.
 Voor de referenties gevraagd in punt III.2.3 dient de kandidaat zich te beperken tot een beschrijving van maximum 10 A4 pagina's enkel per referentie.
.
 De rangschikking gebeurd op basis van de beoordeling van het relevantieniveau van de ingediende informatie door de kandidaten (punt III.2.3). Alle voorstellen zullen onderzocht worden en als niet relevant (-), weinig relevant (<+), relevant en positief (+), zeer relevant en positief (++) of bijzonder relevant en zeer positief (+++) geëvalueerd worden. Op basis van de motivering hiervan, zal een globale score toegekend worden aan de aanvraag tot deelneming.
.
Fase 2: Aanvraag tot het indienen van een offerte.
.
VI.5. DATUM VAN VERZENDING VAN DEZE AANKONDIGING: 17/03/2017